Najskuteczniejsze przygotowanie zaczyna się od mapy procesu i sprawdzenia, czy każdy istotny etap ma wiarygodny dowód. Audyt powinien potwierdzić system, który działa na co dzień, a nie zestaw plików przygotowanych w ostatniej chwili.
Zacznij od potwierdzenia zakresu
Przed przygotowaniem dokumentów upewnij się, że firma wie, który program, lokalizacja, proces, materiał, produkt i ewentualny moduł dodatkowy mają zostać objęte oceną. Niejasny zakres jest jedną z najczęstszych przyczyn chaosu podczas audytu.
1. Narysuj rzeczywisty przepływ materiału
Przedstaw drogę materiału od dostawcy lub odpadu wejściowego, przez przyjęcie, magazynowanie i proces, aż do produktu, materiału wyjściowego lub sprzedaży. Schemat powinien odpowiadać temu, co audytor zobaczy w zakładzie.
2. Sprawdź dostawców i materiał wejściowy
- aktualne certyfikaty dostawców;
- zgodność lokalizacji i zakresu certyfikatu z kupowanym materiałem;
- specyfikacje i dokumenty zakupowe;
- rozróżnienie PCR, PreCR lub pochodzenia odpadu – jeżeli ma zastosowanie;
- zasady kwalifikacji i ponownej oceny dostawców.
3. Przetestuj identyfikowalność na konkretnej partii
Wybierz rzeczywistą dostawę i spróbuj prześledzić ją przez magazyn, recepturę, produkcję i produkt końcowy. Następnie wykonaj test w drugą stronę: od gotowego produktu do źródła materiału.
4. Przygotuj bilans ilościowy
Zakupy, stany magazynowe, zużycie, produkcja, straty, odpady, przemiał wewnętrzny i sprzedaż powinny tworzyć logiczny obraz. Różnice nie muszą być równe zero, ale muszą mieć wiarygodne wyjaśnienie i dowody źródłowe.
5. Sprawdź kontrolę jakości
Przygotuj specyfikacje, wyniki badań, częstotliwość kontroli, kryteria akceptacji i zapisy postępowania z materiałem niezgodnym. Jeżeli korzystasz z laboratorium zewnętrznego, powinno być jasne, jakie badania wykonuje i jak wyniki są wykorzystywane.
6. Zweryfikuj zmiany od poprzedniego audytu
Nowa linia, dostawca, materiał, lokalizacja, produkt, receptura lub podwykonawca mogą wpływać na zakres certyfikacji. Audytor powinien otrzymać jasną informację o istotnych zmianach.
7. Przejrzyj wcześniejsze niezgodności
Jeżeli były zgłoszone, sprawdź nie tylko zamknięcie pojedynczego problemu, ale również skuteczność działania korygującego. Audyt może obejmować ocenę, czy problem rzeczywiście się nie powtórzył.
Najważniejszy wniosek
Najlepsze przygotowanie do audytu to system, w którym proces, dane i dokumenty opowiadają tę samą historię. Jeżeli organizacja potrafi szybko przejść od wymagania do dowodu i od dowodu do rzeczywistego materiału, audyt przebiega znacznie sprawniej.