Beginnen Sie mit einer Prozessübersicht und prüfen Sie, ob jeder wichtige Schritt durch verlässliche Nachweise belegt ist. Das Audit sollte ein täglich funktionierendes System bestätigen und keine erst kurz vorher zusammengestellte Dateisammlung.
Mit der Bestätigung des Geltungsbereichs beginnen
Klären Sie vor der Dokumentenvorbereitung, welches Programm, welcher Standort, Prozess, welches Material, Produkt und gegebenenfalls Zusatzmodul bewertet werden sollen. Ein unklarer Geltungsbereich gehört zu den häufigsten Ursachen für Unordnung während des Audits.
1. Den tatsächlichen Materialfluss darstellen
Zeigen Sie den Weg vom Lieferanten oder Eingangsabfall über Annahme, Lagerung und Verarbeitung bis zum Produkt, Ausgangsmaterial oder Verkauf. Die Darstellung sollte dem entsprechen, was der Auditor im Werk vorfindet.
2. Lieferanten und Eingangsmaterial prüfen
- aktuelle Lieferantenzertifikate;
- Übereinstimmung von Standort und Zertifikatsumfang mit dem eingekauften Material;
- Spezifikationen und Einkaufsbelege;
- Unterscheidung von PCR, PreCR oder Abfallherkunft, soweit anwendbar;
- Regeln zur Lieferantenfreigabe und erneuten Bewertung.
3. Die Rückverfolgbarkeit an einer konkreten Charge testen
Wählen Sie eine tatsächliche Lieferung aus und verfolgen Sie diese über Lager, Rezeptur und Produktion bis zum Endprodukt. Testen Sie anschließend die Gegenrichtung: vom fertigen Produkt zurück zur Materialquelle.
4. Die Mengenbilanz vorbereiten
Einkäufe, Bestände, Verbrauch, Produktion, Verluste, Abfälle, internes Mahlgut und Verkäufe sollten ein schlüssiges Bild ergeben. Abweichungen müssen nicht null sein, benötigen aber eine verlässliche Erklärung und entsprechende Ausgangsnachweise.
5. Die Qualitätskontrolle prüfen
Bereiten Sie Spezifikationen, Prüfergebnisse, Prüfhäufigkeiten, Annahmekriterien und Aufzeichnungen zum Umgang mit nichtkonformem Material vor. Bei einem externen Labor sollte klar sein, welche Prüfungen es durchführt und wie die Ergebnisse genutzt werden.
6. Änderungen seit dem letzten Audit prüfen
Eine neue Linie, ein neuer Lieferant, ein anderes Material, ein neuer Standort, ein neues Produkt, eine Rezeptur oder ein Unterauftragnehmer können den Zertifizierungsumfang beeinflussen. Der Auditor sollte klare Informationen über wesentliche Änderungen erhalten.
7. Frühere Nichtkonformitäten überprüfen
Wurden Nichtkonformitäten festgestellt, prüfen Sie sowohl die Behebung des einzelnen Problems als auch die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahme. Das Audit kann bewerten, ob das Problem tatsächlich nicht erneut aufgetreten ist.
Die wichtigste Erkenntnis
Die beste Auditvorbereitung ist ein System, in dem Prozess, Daten und Dokumente übereinstimmen. Kann die Organisation schnell von einer Anforderung zum Nachweis und vom Nachweis zum tatsächlichen Material gelangen, läuft das Audit deutlich reibungsloser ab.