Es gibt keine einheitliche Dokumentenliste für alle Programme. Ordnen Sie die Nachweise entlang des Prozesses: Materialeingang → Lagerung → Produktion → Qualitätskontrolle → Produkt und Verkauf.
Die Unterlagen sollten den tatsächlichen Prozess abbilden
Gute Vorbereitung bedeutet, die tatsächlich im Unternehmen verwendeten Aufzeichnungen zu ordnen, statt neue Dokumente ausschließlich für das Audit zu erstellen.
Organisatorische Unterlagen
- Beschreibung der Tätigkeit und Prozessablaufdiagramm;
- Umfang der Standorte, Linien und Produkte;
- Verantwortlichkeiten des Personals;
- einschlägige Genehmigungen und Zulassungen, soweit anwendbar.
Lieferanten und Eingangsmaterial
- Lieferantenliste;
- aktuelle Lieferantenzertifikate;
- Materialspezifikationen;
- Rechnungen, Lieferdokumente und Wiegebelege;
- Angaben zu PCR/PreCR oder zur Abfallherkunft.
Lagerung und Rückverfolgbarkeit
- Chargennummern und Materialcodes;
- Kennzeichnungsregeln;
- Lagerorte;
- Aufzeichnungen zu Umlagerungen;
- Verknüpfung zwischen Material und Produktion.
Produktion
- Rezepturen und Prozessparameter;
- Produktionsberichte;
- Daten zum Materialverbrauch;
- internes Mahlgut und Produktionsabfälle;
- ausgelagerte Tätigkeiten.
Bilanz und Verkauf
Je nach Programm können Übersichten zu Einkäufen, Beständen, Verbrauch, Produktion, Verlusten und Verkäufen erforderlich sein. Die Daten sollten sich aus den Ausgangssystemen nachvollziehen lassen.
Qualitätskontrolle
Bereiten Sie Spezifikationen, Prüfpläne, Kontrollergebnisse, Aufzeichnungen zum Umgang mit nichtkonformem Material sowie Angaben zu Laboren und eingesetzten Methoden vor.
Zusatzmodule
Module zu Lebensmittelkontakt, PVC, sozialer Verantwortung oder anderen Bereichen können zusätzliche Nachweise erfordern. Die Liste sollte sich stets aus der aktuellen Programmdokumentation ergeben.
Die wichtigste Erkenntnis
Der Auditor benötigt ein Verfahren und den Nachweis, dass es funktioniert. Gut aufbereitete Unterlagen ermöglichen den schnellen Weg von einer Anforderung zu einer konkreten Aufzeichnung und zum Material im Werk.
Nützliche Dokumente
Die Zertifizierungsregeln sind auf Anfrage erhältlich. Hinweise zum Bezug finden Sie im Bereich Almaland-Dokumente.