Nie ma jednej uniwersalnej listy dokumentów dla wszystkich programów. Najlepiej przygotować dokumenty według mapy procesu: wejście materiału → magazynowanie → produkcja → kontrola jakości → produkt i sprzedaż.
Dokumenty powinny odzwierciedlać rzeczywisty proces
Najlepsze przygotowanie nie polega na tworzeniu nowych dokumentów „pod audyt”, lecz na uporządkowaniu zapisów, z których firma rzeczywiście korzysta.
Dokumenty organizacyjne
- opis działalności i schemat procesu;
- zakres lokalizacji, linii i produktów;
- odpowiedzialności personelu;
- właściwe pozwolenia i zezwolenia, jeżeli mają zastosowanie.
Dostawcy i materiał wejściowy
- lista dostawców;
- aktualne certyfikaty dostawców;
- specyfikacje materiałów;
- faktury, dokumenty dostaw i zapisy wagowe;
- informacje o PCR/PreCR lub pochodzeniu odpadu.
Magazyn i identyfikowalność
- numery partii i kody materiałowe;
- zasady oznakowania;
- lokalizacje magazynowe;
- zapisy przesunięć;
- powiązanie materiału z produkcją.
Produkcja
- receptury i parametry procesu;
- raporty produkcyjne;
- dane o zużyciu materiałów;
- przemiał wewnętrzny i odpady produkcyjne;
- operacje zlecane na zewnątrz.
Bilans i sprzedaż
W zależności od programu potrzebne mogą być zestawienia zakupów, zapasów, zużycia, produkcji, strat i sprzedaży. Dane powinny być możliwe do odtworzenia w systemach źródłowych.
Kontrola jakości
Przygotuj specyfikacje, plany badań, wyniki kontroli, zapisy postępowania z materiałem niezgodnym oraz informacje o laboratoriach i stosowanych metodach.
Dodatkowe moduły
Moduły związane z kontaktem z żywnością, PVC, społeczną odpowiedzialnością lub innymi obszarami mogą wymagać dodatkowych dowodów. Lista powinna zawsze wynikać z aktualnej dokumentacji programu.
Najważniejszy wniosek
Audytor potrzebuje nie tylko procedury, lecz także dowodów, że procedura działa. Dobrze przygotowana dokumentacja pozwala szybko przejść od wymagania do konkretnego zapisu i materiału w zakładzie.
Przydatne dokumenty
Regulamin certyfikacji jest dostępny na prośbę. Informacje o sposobie jego uzyskania znajdziesz w sekcji Dokumenty Almaland.