Dobry bilans ilościowy nie jest arkuszem „doprowadzonym do zera”. Ma odtwarzać rzeczywisty proces i pozwalać wyjaśnić każdą istotną różnicę pomiędzy materiałem wejściowym, zapasami i materiałem wyjściowym.
Czym jest bilans ilościowy?
Bilans ilościowy służy do sprawdzenia, czy dane o przepływie materiałów są ze sobą zgodne. W najprostszym ujęciu należy umieć powiązać materiał dostępny w danym okresie z produkcją, stratami, odpadami oraz zmianą stanu magazynowego.
W praktyce bilans może obejmować wiele rodzajów materiałów, kilka linii produkcyjnych, przesunięcia między magazynami, podwykonawstwo, przemiał wewnętrzny oraz sprzedaż materiału bez dalszego przetworzenia.
Bilans ilościowy to nie bilans masy jako model łańcucha kontroli pochodzenia
Te pojęcia bywają mylone. Bilans ilościowy odpowiada na pytanie, czy rzeczywiste ilości materiałów wejściowych, zapasów, zużycia, materiałów wyjściowych i strat tworzą logiczną całość. Model bilansu masy jest natomiast odrębnym sposobem zarządzania określoną cechą w łańcuchu kontroli pochodzenia.
W programach RecyClass dotyczących fizycznej identyfikowalności szczególne znaczenie ma rzeczywista obecność materiału z recyklingu i kontrolowane mieszanie w znanej proporcji.
Jakie dane przygotować?
- stan początkowy i końcowy zapasów;
- zakupy i inne przyjęcia materiałów;
- zużycie surowców w produkcji;
- ilość wytworzonych produktów lub materiałów wyjściowych;
- straty technologiczne, odpady i produkty uboczne;
- przemiał wewnętrzny i materiał zawracany do procesu;
- przesunięcia między lokalizacjami i magazynami;
- operacje zlecane podwykonawcom;
- sprzedaż materiałów i produktów objętych zakresem.
Jak audytor ocenia wiarygodność bilansu?
Kluczowe jest powiązanie liczb z dowodami źródłowymi. Dane powinny wynikać z systemu ERP, dokumentów magazynowych, faktur, dokumentów wagowych, raportów produkcyjnych, receptur lub innych wiarygodnych zapisów stosowanych przez organizację.
Audytor może wybrać próbkę okresów, materiałów lub produktów i sprawdzić, czy wartości w zestawieniu można odtworzyć w dokumentacji źródłowej.
Rozbieżności w Recycling Process
Q&A RecyClass wskazuje, że odchylenie bilansu RP powyżej 5% wymaga uzasadnienia dotyczącego przepływów, których nie da się bezpośrednio zmierzyć, np. wilgoci lub gazów. Pominięcie mierzalnych strumieni, takich jak odrzuty czy drobne frakcje, jest niezgodnością i nie może zostać zastąpione samym opisowym wyjaśnieniem. Próg 5% nie jest ogólną zgodą na brak identyfikowalności lub dowolne straty.
Najczęstsze błędy
- pominięcie zmiany stanów magazynowych;
- brak rozdzielenia PCR i PreCR;
- traktowanie przemiału wewnętrznego jako nowego źródła recyklatu;
- brak uwzględnienia strat lub produktów ubocznych;
- różne jednostki miary w systemach źródłowych;
- nieuwzględnione przesunięcia między lokalizacjami;
- brak wyjaśnienia różnic pomiędzy raportami produkcyjnymi a sprzedażą.
Jak przygotować bilans do audytu?
Najlepiej zacząć od mapy fizycznego przepływu materiału, a dopiero potem przyporządkować do każdego etapu źródło danych. Dzięki temu arkusz nie staje się oddzielnym „dokumentem na audyt”, lecz podsumowaniem systemu, który faktycznie działa w zakładzie.
Najważniejszy wniosek
Dobry bilans ilościowy pozwala odpowiedzieć nie tylko „czy liczby się zgadzają?”, ale przede wszystkim „czy można wiarygodnie wyjaśnić, skąd każda liczba pochodzi i co wydarzyło się z materiałem?”.