Nie chodzi o jeden dodatkowy arkusz, lecz o sprawdzenie, czy różne źródła danych prowadzą do spójnego wniosku. Jeżeli firma deklaruje określoną produkcję i udział recyklatu, dostępna ilość materiału musi to umożliwiać.
Po co kontrolować wiarygodność?
Pojedynczy dokument może być poprawny, a cały zestaw danych – niemożliwy. Dlatego audytor porównuje informacje z różnych źródeł i sprawdza, czy tworzą logiczny obraz działalności.
Przykład
Jeżeli przedsiębiorstwo deklaruje 1 000 ton produktu zawierającego średnio 50% recyklatu, musi istnieć wiarygodne źródło około 500 ton materiału z recyklingu, po uwzględnieniu zapasów, strat i pozostałych przepływów.
Jakie dane można porównywać?
- zakupy i dokumenty wagowe;
- stan początkowy i końcowy magazynu;
- receptury i ustawienia dozowania;
- raporty produkcyjne;
- sprzedaż i wysyłki;
- wydajność linii;
- straty, odpady i przemiał wewnętrzny;
- wyniki kontroli jakości.
Wydajność procesu jako test logiczny
Jeżeli deklarowany materiał wyjściowy przekracza ilość, którą można racjonalnie uzyskać z materiału wejściowego i możliwości linii, dane wymagają wyjaśnienia. To samo dotyczy nierealistycznie wysokiego lub niskiego uzysku.
Kontrola wiarygodności a bilans ilościowy
Bilans jest ważnym narzędziem, ale kontrola wiarygodności jest szersza. Może obejmować również porównanie mas jednostkowych, mocy produkcyjnych, czasu pracy, częstotliwości dostaw czy wyników laboratoryjnych.
Jak przygotować system?
Warto zidentyfikować najważniejsze źródła danych i ustalić, które zestawienia powinny być okresowo porównywane. Im wcześniej firma wykrywa rozbieżność, tym łatwiej znaleźć jej przyczynę.
Najważniejszy wniosek
Wiarygodne dane to takie, które nie tylko istnieją w systemie, ale również są zgodne z fizycznym procesem i można je potwierdzić niezależnymi źródłami.