Przed planowaniem wspólnego zakresu trzeba sprawdzić program, strukturę własności, role poszczególnych lokalizacji, przepływ materiałów i danych oraz aktualne wymagania RecyClass dotyczące certyfikacji wielolokalizacyjnej.
Kilka adresów nie oznacza automatycznie jednego certyfikatu
Certyfikacja wielolokalizacyjna jest rozwiązaniem przewidzianym w określonych programach i podlega szczegółowym warunkom. Zakres trzeba oceniać na podstawie aktualnej dokumentacji właściwego programu, a nie wyłącznie struktury organizacyjnej grupy.
RP i RC: jedna operacja w dwóch lokalizacjach
Według Q&A multisite w RP i RC dotyczy jednej operacji realizowanej w dwóch odrębnych lokalizacjach: wyjście pierwszej jest wejściem drugiej. Obie lokalizacje są odwiedzane podczas audytu, a wynik stanowi jeden raport i jeden certyfikat.
SP: odrębne operacje pod wspólną własnością
Sorting Process przewiduje inny model: kilka lokalizacji z niezależnymi operacjami pod wspólną własnością, ze wspólnym systemem zarządzania jakością i podobnymi procesami. Część ocenia się na miejscu, pozostałe zdalnie. Monitoring obejmuje wszystkie lokalizacje; co najmniej 33% musi być objęte wizytą na miejscu, z rotacją wobec poprzedniego audytu. Każda lokalizacja musi zostać odwiedzona na miejscu w okresie sześciu lat.
Lista lokalizacji SP jest ustalana we wniosku. Dodatkowej lokalizacji nie dopisuje się dowolnie w trakcie procesu lub po wydaniu certyfikatu — wymaga odrębnego zgłoszenia. Nie można usunąć z zakresu zakładu, który nie spełnił kryteriów, tylko po to, aby wydać certyfikat pozostałym.
Co należy sprawdzić przed złożeniem wniosku?
- który program RecyClass ma zastosowanie do każdej lokalizacji;
- kto jest właścicielem i operatorem poszczególnych zakładów;
- czy procesy są prowadzone w ramach jednego spójnego systemu zarządzania;
- jak przepływają materiały między lokalizacjami;
- jak zachowana jest identyfikowalność dokumentacyjna i fizyczna;
- czy zakres produktów, materiałów i dodatkowych modułów jest wspólny czy różny;
- jakie wymagania audytowe obowiązują dla każdej lokalizacji.
Wspólny system nie może ukrywać różnic między zakładami
Każda lokalizacja może mieć inne linie technologiczne, materiały wejściowe, produkty, dostawców, systemy magazynowe i ryzyka. Jeżeli te różnice są istotne dla wymagań programu, muszą być widoczne w dokumentacji i w planie audytu.
Przepływ między zakładami
Przesunięcie materiału z jednej lokalizacji do drugiej powinno pozostawać możliwe do prześledzenia. Należy określić, kto jest właścicielem materiału, gdzie zmienia się jego status, jak jest oznaczany, w jakim systemie księgowany oraz które dane trafiają do bilansu ilościowego.
Najczęstsze ryzyka
- założenie, że wszystkie spółki w grupie można automatycznie objąć jednym certyfikatem;
- brak jasnego przypisania procesów do lokalizacji;
- niespójne kody materiałowe i nazewnictwo;
- brak udokumentowania przesunięć między zakładami;
- różne systemy ERP bez uzgodnionego sposobu raportowania;
- przenoszenie statusu certyfikowanego na materiał spoza właściwego zakresu.
Jak przygotować analizę zakresu?
Przed wyceną warto przygotować tabelę obejmującą wszystkie lokalizacje, ich role, procesy, materiały wejściowe i wyjściowe, przepływy między zakładami oraz dodatkowe moduły. Na tej podstawie jednostka certyfikująca może ocenić, czy model wielolokalizacyjny jest możliwy i jak powinien wyglądać plan audytu.
Najważniejszy wniosek
Certyfikacja wielolokalizacyjna powinna odzwierciedlać rzeczywisty system działalności. Nie służy do „łączenia adresów”, lecz do certyfikacji spójnego, kontrolowanego zakresu obejmującego więcej niż jedną lokalizację.