Häufige Probleme sind veraltete Lieferantenzertifikate, unvollständige Rückverfolgbarkeit, unstimmige Mengenbilanzen, undokumentierte Änderungen und Angaben außerhalb des tatsächlichen Zertifizierungsumfangs.
1. Veraltetes oder unpassendes Lieferantenzertifikat
Das Unternehmen besitzt ein Lieferantendokument, das Zertifikat ist jedoch abgelaufen, betrifft einen anderen Standort oder deckt das eingekaufte Material nicht ab.
2. Unterbrochene Rückverfolgbarkeit
Beim Eingang lässt sich das Material dem Lieferanten zuordnen. Die Information geht jedoch bei der Befüllung eines Silos, einer Änderung des Lagercodes oder der Zusammenführung von Chargen verloren.
3. Unstimmige Mengenbilanz
Einkäufe, Bestände, Produktion und Verkäufe ergeben kein schlüssiges Ganzes. Häufig fehlen Verluste, internes Mahlgut oder Umlagerungen, oder es werden unterschiedliche Maßeinheiten verwendet.
4. Der angegebene Rezyklatanteil ist nicht durch Daten belegt
Der in der Spezifikation oder im Marketing genannte Wert lässt sich anhand von Rezeptur, tatsächlicher Dosierung oder Produktionsdaten nicht nachvollziehen.
5. Fehlende Änderungskontrolle
Lieferant, Rezeptur, Linie, Standort oder Material haben sich geändert, die Organisation hat jedoch die Auswirkungen auf den Zertifizierungsumfang und frühere Angaben nicht bewertet.
6. Widersprüche zwischen Lager und Dokumentation
Die Materialkennzeichnungen im Werk entsprechen nicht den Codes im System oder in den Unterlagen. Der Auditor kann den Status der Charge nicht eindeutig feststellen.
7. Qualitätskontrolle nur auf dem Papier
Das Verfahren verlangt Prüfungen, doch Ergebnisse fehlen, die Häufigkeit weicht von den Angaben ab oder die Reaktion auf Ergebnisse außerhalb der Spezifikation ist nicht klar festgelegt.
8. Zu weite Auslegung des Zertifikatsumfangs
Das Unternehmen stellt Produkte, Standorte oder Eigenschaften als zertifiziert dar, die das tatsächliche Zertifikat nicht abdeckt.
Wie reagiert man angemessen auf eine Nichtkonformität?
Beschränken Sie sich nicht auf die Korrektur eines einzelnen Dokuments. Beheben Sie zunächst das unmittelbare Problem, ermitteln Sie anschließend die Ursache und setzen Sie eine Maßnahme um, die das Wiederholungsrisiko begrenzt. Der Wirksamkeitsnachweis sollte der Art des Problems angemessen sein.
Die wichtigste Erkenntnis
Ein ausgereiftes System befähigt die Organisation, Widersprüche zu erkennen, deren Ursachen festzustellen und sie wirksam zu korrigieren. Es beruht nicht auf der Annahme, dass niemals Fehler auftreten.