Najczęstsze problemy to nieaktualne certyfikaty dostawców, brak pełnej identyfikowalności, niespójny bilans ilościowy, nieudokumentowane zmiany oraz deklaracje wykraczające poza rzeczywisty zakres certyfikacji.
1. Nieaktualny lub niewłaściwy certyfikat dostawcy
Firma posiada dokument dostawcy, ale certyfikat wygasł, dotyczy innej lokalizacji albo nie obejmuje kupowanego materiału.
2. Przerwana identyfikowalność
Materiał można powiązać z dostawcą na przyjęciu, ale informacja zostaje utracona po przesypaniu do silosu, zmianie kodu magazynowego lub połączeniu partii.
3. Niespójny bilans ilościowy
Zakupy, zapasy, produkcja i sprzedaż nie tworzą logicznej całości. Często przyczyną są pominięte straty, przemiał wewnętrzny, przesunięcia albo różne jednostki miary.
4. Deklarowana zawartość recyklatu nie wynika z danych
Wartość w specyfikacji lub komunikacji marketingowej nie jest możliwa do odtworzenia na podstawie receptury, rzeczywistego dozowania lub danych produkcyjnych.
5. Brak kontroli zmian
Zmienił się dostawca, receptura, linia, lokalizacja lub materiał, ale organizacja nie oceniła wpływu zmiany na zakres certyfikacji i wcześniejsze deklaracje.
6. Niespójność magazynu i dokumentacji
Oznaczenia materiałów w zakładzie nie odpowiadają kodom używanym w systemie lub dokumentach. Audytor nie może jednoznacznie ustalić statusu partii.
7. Kontrola jakości istnieje tylko „na papierze”
Procedura wymaga badań, ale brak wyników, częstotliwość jest inna niż zadeklarowana albo nie ma jasno określonej reakcji na wynik poza specyfikacją.
8. Zakres certyfikatu jest interpretowany zbyt szeroko
Firma przedstawia jako certyfikowane produkty, lokalizacje lub cechy, których rzeczywisty certyfikat nie obejmuje.
Jak dobrze reagować na niezgodność?
Nie ograniczaj się do poprawienia pojedynczego dokumentu. Najpierw usuń bezpośredni problem, następnie ustal przyczynę i wdroż działanie, które ograniczy ryzyko powtórzenia. Dowód skuteczności powinien być proporcjonalny do rodzaju problemu.
Najważniejszy wniosek
Dojrzały system nie polega na unikaniu każdej pomyłki, lecz na tym, że organizacja potrafi wykryć niespójność, określić jej przyczynę i skutecznie ją skorygować.