Das Ergebnis des Auditbesuchs ist keine formale Zertifizierungsentscheidung. Danach folgen die Fertigstellung des Berichts, die unabhängige fachliche Prüfung und die Entscheidung der Zertifizierungsstelle. Bei RP und RC müssen alle Nichtkonformitäten zu anwendbaren Anforderungen vor einer positiven Entscheidung geschlossen sein.
Darf der Auditor im Abschlussgespräch sagen: „Die Zertifizierung wurde erteilt“?
Das Ergebnis des Auditbesuchs ist keine formale Zertifizierungsentscheidung. Nach der Bewertung folgen die Fertigstellung des Berichts, die unabhängige fachliche Prüfung und die Entscheidung der Zertifizierungsstelle. Bei Recycling Process (RP) und Recycled Plastics Traceability (RC) müssen alle Nichtkonformitäten zu anwendbaren Anforderungen vor einer positiven Entscheidung und Zertifikatsausstellung geschlossen sein.
1. Das Audit ist die Bewertungsphase und nicht der gesamte Zertifizierungsprozess
Im Audit werden Nachweise zur Erfüllung der Anforderungen gesammelt. Die Bewertung kann positiv ausfallen; es können aber auch Nichtkonformitäten oder Bereiche mit zusätzlichem Klärungsbedarf festgestellt werden.
Die Zertifizierung umfasst mehr als den Auditbesuch. Sein Ende schließt deshalb nicht automatisch das gesamte Verfahren ab.
2. Die Empfehlung des Auditors ist keine formale Entscheidung
Der Auditor kann seine Bewertung, Feststellungen und eine daraus abgeleitete Empfehlung vorstellen. Die formale Entscheidung über Erteilung, Aufrechterhaltung, Erweiterung, Einschränkung, Aussetzung, Entzug oder Verweigerung der Zertifizierung liegt bei der dazu befugten Funktion der Zertifizierungsstelle nach Programm und Verfahren.
Die Rollentrennung verringert das Risiko, dass eine Person ihre eigene Arbeit allein bewertet und bestätigt.
3. Vor der Entscheidung muss der Bericht vollständig sein
Der Bericht sollte Umfang, Nachweise, Ergebnisse, Nichtkonformitäten und deren Schließung eindeutig darstellen. Eine Entscheidung darf bei unvollständiger Dokumentation nicht auf Vermutungen beruhen.
Fehlende Informationen können vor Abschluss des Verfahrens zur Ergänzung zurückgegeben werden.
4. Bei RP und RC sind alle anwendbaren Nichtkonformitäten zu schließen
Eine Nichtkonformität kann während des Verfahrens behoben werden. Bei RP und RC müssen jedoch alle Nichtkonformitäten zu anwendbaren Anforderungen vor einer positiven Entscheidung und Zertifikatsausstellung geschlossen sein. Das gilt auch für Level 2, wenn dieser Umfang beantragt wurde. Eine teilweise Erfüllung von Level 2 darf nicht als erreichtes Niveau ausgewiesen werden.
Relevant sind die Art der Nichtkonformität, die vorgelegten Korrekturen und Korrekturmaßnahmen sowie die Regeln des jeweiligen Programms.
5. Die fachliche Prüfung ist eine zusätzliche Kontrolle vor der Entscheidung
Die prüfende Person kontrolliert, ob Nachweise und Bericht das Ergebnis tragen. In bestimmten RecyClass-Programmen prüft ein anerkannter Auditor der Stelle, der nicht am Audit beteiligt war, die Unterlagen und trifft bei positivem Ergebnis die Zertifizierungsentscheidung.
Andere Verfahren können die Funktionen anders organisieren. Die Anforderungen des jeweiligen Programms und des Systems der Zertifizierungsstelle müssen dennoch erfüllt sein.
6. Die Entscheidung betrifft einen bestimmten Umfang
Das Zertifikat umfasst definierte Prozesse, Standorte, Produkte, Materialien, Module und Bedingungen. Die entscheidende Person muss sicherstellen, dass der Dokumentumfang mit der tatsächlichen Bewertung übereinstimmt.
Ein Produkt darf nicht allein deshalb ergänzt werden, weil der Kunde es für ähnlich hält, wenn es außerhalb des genehmigten Umfangs liegt.
7. Die entscheidende Person muss kompetent und unparteilich sein
Die Entscheidung muss auf Nachweisen und Anforderungen beruhen, nicht auf Geschäftsbeziehungen, Termindruck oder der Größe des Kunden.
Das System der Stelle sollte deshalb die Kompetenz und Unabhängigkeit für fachliche Prüfung und Entscheidung festlegen.
8. Eine positive Entscheidung beendet nicht sämtliche Pflichten
Nach der Ausstellung bleibt die Stelle während der Gültigkeit für die Verwaltung des Zertifikatsstatus nach dem jeweiligen Programm verantwortlich. Überwachung, Umfangsänderungen, Beschwerden, Aussetzung, Entzug und Erneuerung können relevant werden.
Auch der Kunde muss die Regeln zur Verwendung von Zertifizierungszeichen und Aussagen einhalten.
9. Eine Verweigerung braucht eine formale Grundlage
Sind die Anforderungen nicht erfüllt, sollte die negative Entscheidung aus Nachweisen und Verfahren folgen, nicht aus einer willkürlichen Meinung.
Dem Kunden sollte der entsprechende Einspruchsmechanismus der Zertifizierungsstelle offenstehen.
10. Termindruck ersetzt keine Zertifizierungsentscheidung
Ein Kunde kann das Zertifikat vor einer Ausschreibung oder Lieferung benötigen. Ein Geschäftstermin darf jedoch weder die vorgeschriebene Reihenfolge verändern noch die Anforderungen senken.
Vollständiger Bericht, Prüfung, Entscheidung und Dokumentausstellung müssen dem festgelegten Verfahren folgen.
11. Das Zertifikat ist das Ergebnis des gesamten Verfahrens
Eine klare Kommunikation unterscheidet die Phasen: Das Audit ist abgeschlossen und die Feststellungen wurden erläutert; der Zertifizierungsprozess läuft bis zur formalen Entscheidung und Ausstellung weiter.
Diese Unterscheidung schützt Kunden und Zertifizierungsstelle vor verfrühten Aussagen.
FAQ
Darf ein Auditor überhaupt Zertifizierungsentscheidungen treffen?
Ein Auditor kann weitere Rollen in der Stelle übernehmen. Die entscheidende Person muss im konkreten Fall jedoch von den Bewertungstätigkeiten dieses Audits unabhängig sein. Entscheidung und Unterschrift gehören zum Verfahren der zuständigen Zertifizierungsstelle; ein freiberuflicher Auditor stellt kein Zertifikat im eigenen Namen aus.
Bedeutet ein positives Abschlussgespräch bereits ein Zertifikat?
Nein. Es fasst die Auditphase zusammen und ist keine formale Zertifikatsausstellung.
Darf ein Zertifikat vor der Schließung von Nichtkonformitäten ausgestellt werden?
Bei RP und RC nicht: Alle Nichtkonformitäten zu anwendbaren Anforderungen müssen vor der positiven Entscheidung und Ausstellung geschlossen sein. Eine Beobachtung ist eine andere Art der Feststellung und betrifft eine erfüllte Anforderung.
Wer unterschreibt das Zertifikat?
Das hängt vom Programm und vom Verfahren der Stelle ab. RecyClass beschreibt die Rollen zur Dokumentausstellung in seinen Quality Management & Procedures.
Kann gegen die Entscheidung Einspruch eingelegt werden?
Ja. Zertifizierungsstellen sollten Einspruchsverfahren nach den geltenden Anforderungen unterhalten.