Vorbereitung und Terminplanung hängen vom Unternehmen ab. Bei SP, RP und RC dürfen zwischen Vor-Ort-Audit und Abschluss von Maßnahmen, Prüfung, Entscheidung und Zertifikatsausstellung höchstens 12 Wochen liegen. Danach sind ein neuer Antrag und ein neues Vor-Ort-Audit erforderlich.
Der Prozess umfasst mehrere Schritte
Die Zertifizierung endet nicht mit der letzten Auditstunde. Der typische Ablauf umfasst die Festlegung des Umfangs, den formellen Antrag, die Vorbereitung der Unterlagen, die Auditplanung, das Audit, die Schließung etwaiger Nichtkonformitäten, die Berichterstattung sowie die vom Programm vorgesehenen Prüfungs- und Entscheidungsschritte.
SP, RP und RC: höchstens 12 Wochen nach dem Vor-Ort-Audit
Der RecyClass-Leitfaden verlangt den Abschluss des gesamten Verfahrens innerhalb von höchstens 12 Wochen nach dem Vor-Ort-Audit. In dieser Zeit müssen Korrekturmaßnahmen, Prüfung, Entscheidung und Zertifikatsausstellung abgeschlossen sein. Die Frist ist weder eine Terminzusage ab dem ersten Kontakt noch eine Frist ausschließlich für die Schließung von Nichtkonformitäten.
Kann das Verfahren nicht innerhalb dieser Frist abgeschlossen werden, sind ein neuer Antrag und ein neues Vor-Ort-Audit erforderlich. Bei einer Erneuerung muss das neue Zertifikat zudem vor Ablauf des bisherigen ausgestellt werden; eine ordnungsgemäß gewährte Verlängerung ist gegebenenfalls zu berücksichtigen.
Was verlängert den Prozess am häufigsten?
- ein unklarer Zertifizierungsumfang;
- fehlende Daten, die vor dem Audit benötigt werden;
- eine unstimmige Mengenbilanz;
- veraltete Lieferantenzertifikate;
- fehlende Rückverfolgbarkeit des Materials;
- zahlreiche Standorte oder Prozesse;
- Zusatzmodule;
- Nichtkonformitäten, die Korrekturmaßnahmen erfordern;
- verspätete Antworten der Organisation;
- zusätzlicher Klärungsbedarf zu Nachweisen.
Was lässt sich vor dem Antrag vorbereiten?
Bereiten Sie eine Prozessübersicht, eine Liste der Materialien und Produkte, Lieferantendaten, eine Beispielbilanz, Rückverfolgbarkeitsverfahren und Angaben zu Zusatzmodulen vor. Damit lassen sich der Umfang schneller bestätigen und das Audit zügiger planen.
Einen zeitlichen Puffer bis zum benötigten Zertifikat einplanen
Wird das Zertifikat für eine Ausschreibung, einen Vertrag oder den Lieferbeginn benötigt, sind mögliche unerwartete Nichtkonformitäten und die formellen Schritte nach dem Audit zeitlich zu berücksichtigen.
Auch die Erneuerung erfordert Planung
Bei Programmen mit einer Gültigkeit von einem Jahr sollte die Erneuerung rechtzeitig beginnen. So lässt sich eine Lücke zwischen den Zertifikaten vermeiden, und es bleibt Zeit für den Abschluss erforderlicher Maßnahmen.
Die wichtigste Erkenntnis
Eine gut vorbereitete Organisation hat den größten Einfluss auf den Termin. Vollständige Daten, schnelle Kommunikation und realistische Planung begrenzen Verzögerungen wirksamer als der Versuch, formelle Schritte zu beschleunigen.