Przygotowanie i planowanie zależą od firmy. Natomiast w SP, RP i RC od audytu na miejscu do zakończenia działań, przeglądu, decyzji i wydania certyfikatu obowiązuje maksymalnie 12 tygodni. Przekroczenie wymaga nowego wniosku i audytu na miejscu.
Proces składa się z kilku etapów
Certyfikacja nie kończy się wraz z ostatnią godziną audytu. Typowy proces obejmuje ustalenie zakresu, formalne zgłoszenie, przygotowanie dokumentacji, planowanie audytu, audyt, zamknięcie ewentualnych niezgodności, raportowanie oraz etapy przeglądu i decyzji zgodne z programem.
SP, RP i RC: maksymalnie 12 tygodni po audycie na miejscu
Poradnik RecyClass wymaga zakończenia całego procesu w ciągu maksymalnie 12 tygodni od audytu na miejscu. W tym czasie muszą zakończyć się działania korygujące, przegląd, decyzja i wydanie certyfikatu. Nie jest to obietnica terminu liczona od pierwszego kontaktu ani termin dotyczący wyłącznie zamknięcia niezgodności.
Jeżeli procesu nie da się zamknąć w tym terminie, potrzebny jest nowy wniosek i nowy audyt na miejscu. Przy odnowieniu należy dodatkowo zapewnić wydanie nowego certyfikatu przed wygaśnięciem poprzedniego, z uwzględnieniem ewentualnego prawidłowo udzielonego przedłużenia.
Co najczęściej wydłuża proces?
- niejasny zakres certyfikacji;
- brak danych wymaganych przed audytem;
- niespójny bilans ilościowy;
- nieaktualne certyfikaty dostawców;
- brak możliwości prześledzenia materiału;
- duża liczba lokalizacji lub procesów;
- moduły dodatkowe;
- niezgodności wymagające działań korygujących;
- opóźnione odpowiedzi organizacji;
- konieczność dodatkowego wyjaśnienia dowodów.
Co można zrobić przed złożeniem wniosku?
Warto przygotować mapę procesu, listę materiałów i produktów, dane o dostawcach, przykładowy bilans, procedury identyfikowalności i informacje o dodatkowych modułach. Pozwala to szybciej potwierdzić zakres i zaplanować audyt.
Nie warto planować certyfikatu „na konkretny dzień” bez bufora
Jeżeli certyfikat jest potrzebny do przetargu, umowy lub uruchomienia dostaw, trzeba uwzględnić czas na nieprzewidziane niezgodności oraz formalne etapy po audycie.
Odnowienie również wymaga planowania
W programach z rocznym okresem ważności odnowienie należy rozpocząć odpowiednio wcześniej. Pozwala to uniknąć przerwy między certyfikatami i daje czas na zamknięcie ewentualnych działań.
Najważniejszy wniosek
Największą kontrolę nad terminem ma organizacja dobrze przygotowana. Kompletne dane, szybka komunikacja i realistyczne planowanie ograniczają ryzyko przestojów bardziej niż próba „przyspieszenia” formalnych etapów.