Wynik wizyty audytowej nie jest formalną decyzją certyfikacyjną. Po ocenie następują finalizacja raportu, niezależny przegląd techniczny i decyzja jednostki certyfikującej. W RP i RC wszystkie niezgodności wobec mających zastosowanie wymagań muszą zostać zamknięte przed pozytywną decyzją i wydaniem certyfikatu.
Czy audytor może powiedzieć na spotkaniu zamykającym: „certyfikat został przyznany”?
Wynik wizyty audytowej nie jest formalną decyzją certyfikacyjną. Po ocenie następują finalizacja raportu, niezależny przegląd techniczny i decyzja jednostki certyfikującej. W RP i RC wszystkie niezgodności wobec mających zastosowanie wymagań muszą zostać zamknięte przed pozytywną decyzją i wydaniem certyfikatu.
1. Audyt jest etapem oceny, a nie całym procesem certyfikacji
Podczas audytu zbierane są dowody dotyczące spełnienia wymagań. Wynik może być pozytywny, mogą też zostać stwierdzone niezgodności lub obszary wymagające uzupełnienia.
Certyfikacja obejmuje jednak więcej niż sam audyt. Dlatego zakończenie wizyty nie oznacza automatycznie zakończenia procesu.
2. Rekomendacja audytora nie jest tym samym co formalna decyzja
Audytor może przedstawić ocenę, ustalenia i rekomendację wynikającą z zebranych dowodów. Formalna decyzja o wydaniu, utrzymaniu, rozszerzeniu, ograniczeniu, zawieszeniu, cofnięciu lub odmowie certyfikacji należy do uprawnionej funkcji jednostki certyfikującej zgodnie z programem i procedurą.
Rozdzielenie tych ról ogranicza sytuację, w której jedna osoba sama ocenia własną pracę.
3. Przed decyzją raport musi być kompletny
Raport powinien jednoznacznie pokazywać zakres, dowody, wyniki, niezgodności i sposób ich zamknięcia. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, decyzja nie powinna opierać się na domysłach.
Brakujące informacje mogą zostać zwrócone do uzupełnienia przed zakończeniem procesu.
4. W RP i RC wszystkie niezgodności trzeba zamknąć przed decyzją
Niezgodność można usunąć w toku procesu, ale w RP i RC wszystkie niezgodności wobec mających zastosowanie wymagań muszą być zamknięte przed pozytywną decyzją i wydaniem certyfikatu. Dotyczy to także wymagań Level 2, jeżeli wnioskodawca wybrał ten zakres; częściowa zgodność Level 2 nie może być raportowana jako osiągnięty poziom.
Znaczenie ma charakter niezgodności, przedstawione korekcje i działania korygujące oraz wymagania konkretnego schematu.
5. Technical Review jest dodatkową kontrolą przed decyzją
Reviewer sprawdza, czy zebrane dowody i raport uzasadniają wynik. W niektórych schematach RecyClass uznany audytor z jednostki, który nie uczestniczył w audycie, wykonuje review i przy pozytywnym wyniku podejmuje decyzję o certyfikacji.
W innych procesach funkcje mogą być zorganizowane inaczej, ale nadal muszą spełniać wymagania właściwego programu i systemu jednostki certyfikującej.
6. Decyzja dotyczy konkretnego zakresu, nie ogólnej „firmy”
Certyfikat potwierdza określony proces, lokalizację, produkty, materiały, moduły i warunki. Osoba podejmująca decyzję musi mieć pewność, że zakres dokumentu odpowiada temu, co faktycznie oceniono.
Nie można rozszerzyć certyfikatu na produkt tylko dlatego, że klient uzna go za podobny, jeżeli nie mieści się w zatwierdzonym zakresie.
7. Osoba podejmująca decyzję musi być kompetentna i bezstronna
Certyfikacja ma być decyzją opartą na dowodach i wymaganiach, a nie na relacji handlowej, presji terminu czy wielkości klienta.
Dlatego system jednostki powinien określać kompetencje i niezależność osób wykonujących review i podejmujących decyzje.
8. Pozytywna decyzja nie kończy wszystkich obowiązków
Po wydaniu certyfikatu jednostka nadal odpowiada za zarządzanie jego statusem w okresie ważności zgodnie z właściwym programem. Mogą mieć znaczenie monitoring, zmiany zakresu, skargi, zawieszenie, cofnięcie lub odnowienie.
Klient powinien również przestrzegać zasad używania znaku i claims.
9. Odmowa certyfikacji powinna mieć formalną podstawę
Jeżeli wymagania nie zostały spełnione, decyzja negatywna powinna wynikać z dowodów i procedury, a nie z arbitralnej opinii.
Klient powinien mieć dostęp do właściwego mechanizmu odwoławczego zgodnie z procedurami jednostki certyfikującej.
10. Presja terminu nie może zastąpić decyzji
Klient może potrzebować certyfikatu przed przetargiem lub dostawą, ale data biznesowa nie może zmienić kolejności etapów ani obniżyć wymagań.
Kompletny raport, review, decyzja i wydanie dokumentu muszą odbyć się zgodnie z procedurą.
11. Certyfikat jest skutkiem całego procesu, a nie jednej rozmowy
Najbezpieczniejsze podejście komunikacyjne brzmi: audyt został zakończony, ustalenia przedstawiono, a proces certyfikacyjny trwa do momentu formalnej decyzji i wydania dokumentu.
Takie rozróżnienie chroni zarówno klienta, jak i jednostkę certyfikującą przed przedwczesnymi deklaracjami.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy audytor nigdy nie może podejmować decyzji?
Audytor może pełnić inne role w jednostce, ale osoba podejmująca decyzję w danej sprawie musi być niezależna od czynności oceny w tym audycie. Decyzja i podpisanie certyfikatu pozostają po stronie właściwej jednostki certyfikującej; audytor freelancer nie wydaje certyfikatu we własnym imieniu.
Czy pozytywna rozmowa zamykająca oznacza certyfikat?
Nie. To podsumowanie etapu audytu, a nie formalne wydanie certyfikatu.
Czy certyfikat może być wydany przed zamknięciem niezgodności?
W RP i RC nie: wszystkie niezgodności wobec wymagań mających zastosowanie muszą być zamknięte przed pozytywną decyzją i wydaniem certyfikatu. Obserwacja jest odrębnym rodzajem ustalenia i odnosi się do wymagania spełnionego.
Kto podpisuje certyfikat?
Zależy od programu i procedury jednostki. RecyClass określa role związane z wydaniem dokumentów w swoich Quality Management & Procedures.
Czy od decyzji można się odwołać?
Tak, jednostki certyfikujące powinny posiadać procedury odwołań zgodne z właściwymi wymaganiami.