RP i RC są ważne 12 miesięcy, a Recyclability trzy lata. Sorting Process jest wyjątkiem: full-operational i monitoring — 24 miesiące, limited-operational — 12 miesięcy, pre-operational — 3 miesiące. Sprawdź również datę na konkretnym certyfikacie i wymagany okres zapisów; są to odrębne kwestie.
Okres ważności zależy od programu
Okres ważności zależy od programu i typu certyfikatu. Recycling Process (RP) i Recycled Plastics Traceability (RC), w tym certyfikaty provisional, są ważne 12 miesięcy. Certyfikaty Recyclability są ważne trzy lata. Sorting Process (SP) jest wyjątkiem od rocznego cyklu i wymaga osobnego rozróżnienia.
Sorting Process: cztery typy i trzy okresy ważności
- Full-operational — 24 miesiące; ocena co najmniej 12 miesięcy zapisów.
- Monitoring — 24 miesiące; ocena 24 miesięcy zapisów.
- Limited-operational — 12 miesięcy; co najmniej 3 i mniej niż 12 miesięcy zapisów.
- Pre-operational — 3 miesiące; etap umożliwiający zebranie zapisów, po którym należy przejść do limited-operational.
Okres ważności certyfikatu i okres danych podlegających ocenie to różne pojęcia. W SP okres oceny powinien kończyć się nie wcześniej niż dwa miesiące przed audytem na miejscu, a kolejne okresy powinny zachować ciągłość.
Dlaczego RP i RC mają roczny cykl?
Proces produkcyjny zmienia się szybciej niż projekt pojedynczego opakowania. W ciągu roku mogą zmienić się dostawcy, receptury, wolumeny, linie, materiały wejściowe i produkty. Regularny audyt pozwala sprawdzać, czy system nadal działa zgodnie z wymaganiami.
Kiedy rozpocząć odnowienie?
Nie warto czekać do ostatnich tygodni. Należy uwzględnić czas na uzgodnienie zakresu, dostępność audytora, przygotowanie danych, audyt, zamknięcie ewentualnych niezgodności i formalne etapy po audycie.
Przedłużenie ważności nie jest automatyczne
W SP, RP i RC jednostka, która wydała certyfikat, może w uzasadnionym przypadku przedłużyć jego ważność maksymalnie o osiem tygodni, zanim certyfikat wygaśnie, przy zaplanowanym monitoringu. Rozszerzenie zakresu samo w sobie nie przesuwa terminu ważności. Po wygaśnięciu certyfikatu przed wydaniem monitoring certificate konieczny jest nowy proces initial, co oznacza przerwę w ciągłości.
Co przygotować przed kolejnym audytem?
- aktualną listę dostawców i certyfikatów;
- dane za wymagany okres;
- bilans ilościowy;
- zmiany procesowe od poprzedniego audytu;
- nowe produkty, materiały lub lokalizacje;
- status działań wynikających z poprzedniego audytu;
- aktualne procedury i zapisy jakościowe.
Zmiana zakresu to nie tylko odnowienie
Jeżeli organizacja chce dodać nową lokalizację, proces, polimer, produkt lub moduł, może być konieczna odrębna analiza zakresu. Nie należy zakładać, że każda zmiana zostanie automatycznie włączona podczas standardowego odnowienia.
Co się dzieje po wygaśnięciu?
Po upływie terminu ważności nie należy przedstawiać organizacji, procesu lub produktu jako objętego aktualnym certyfikatem. Dlatego ciągłość ma znaczenie zwłaszcza w kontraktach, w których certyfikat jest wymaganiem dostawcy.
Najważniejszy wniosek
Odnowienie należy planować według programu, typu certyfikatu, daty wygaśnięcia i wymaganego okresu danych. Rocznego cyklu RP i RC nie należy automatycznie przenosić na Sorting Process.