Nie. Dokumentacja jest punktem wyjścia, ale audytor powinien sprawdzić, czy opisany system rzeczywiście działa w zakładzie. Dlatego porównuje procedury z dostawami, magazynem, produkcją, zapisami jakościowymi, bilansem materiałowym, identyfikowalnością konkretnych partii oraz rzeczywistym zakresem procesu objętego certyfikacją.
Czy audytor RecyClass sprawdza głównie procedury i dokumenty?
Nie. Dokumentacja jest punktem wyjścia, ale audytor powinien sprawdzić, czy opisany system rzeczywiście działa w zakładzie. Dlatego porównuje procedury z dostawami, magazynem, produkcją, zapisami jakościowymi, bilansem materiałowym, identyfikowalnością konkretnych partii oraz rzeczywistym zakresem procesu objętego certyfikacją.
1. Audyt zaczyna się od zakresu certyfikacji
Pierwsze pytanie brzmi: co dokładnie ma zostać objęte certyfikatem? Audytor weryfikuje lokalizację, rodzaj procesu, materiały wejściowe, produkty wyjściowe, modele łańcucha dostaw, poziomy identyfikowalności oraz ewentualne moduły dodatkowe.
Jeżeli zakres został opisany zbyt szeroko lub nie odpowiada rzeczywistej działalności, problem pojawi się już na początku. Certyfikat nie powinien obejmować procesu, produktu lub lokalizacji, których nie da się poprzeć dowodami.
2. Dokumentacja musi odpowiadać rzeczywistemu procesowi
Audytor porównuje procedury, instrukcje, schematy procesu i formularze z tym, co faktycznie dzieje się na hali. Jeżeli dokument mówi o segregacji partii, a materiał w magazynie jest mieszany bez identyfikacji, ważniejszy jest stan rzeczywisty.
Celem audytu nie jest sprawdzenie, czy firma posiada dużo dokumentów. Celem jest ocena, czy system opisany w dokumentach działa i pozwala wykazać spełnienie wymagań właściwego programu RecyClass.
3. Pochodzenie materiału wejściowego i dokumenty dostawców
W zależności od programu audytor może weryfikować status materiału, jego pochodzenie, klasyfikację jako PCR lub PreCR, certyfikaty dostawców, zakres tych certyfikatów, dokumenty dostawy oraz zgodność danych z ewidencją magazynową.
Samo przesłanie certyfikatu dostawcy nie wystarcza, jeżeli nie można wykazać, że konkretny materiał kupowany przez firmę mieści się w jego zakresie i że certyfikat był ważny w odpowiednim okresie.
4. Identyfikowalność jest testowana na konkretnych partiach
Typowym elementem audytu jest przejście po śladzie wybranej partii: od wejścia, przez magazyn i produkcję, do produktu wyjściowego lub odwrotnie. Audytor sprawdza, czy numery partii, daty, ilości i dokumenty tworzą logiczny ciąg.
System ERP może ułatwiać pracę, ale sam w sobie nie jest dowodem zgodności. Najważniejsze jest to, czy dane można powiązać z rzeczywistym przepływem materiału i czy nie ma luk, których nie da się wyjaśnić.
5. Magazyn jest częścią audytu, a nie tylko tłem
Audytor może sprawdzić sposób oznaczania materiałów, status partii, segregację materiału certyfikowanego i niecertyfikowanego, zasady magazynowania regrindów oraz zabezpieczenie przed przypadkowym wymieszaniem.
Nie zawsze potrzebny jest osobny magazyn. Potrzebny jest jednak system, który pozwala jednoznacznie rozpoznać status, ilość i przeznaczenie materiału oraz wykazać, że zasady te są stosowane.
6. Produkcja pokazuje, czy receptura i zapis są zgodne z praktyką
Na hali audytor może obserwować dozowanie materiałów, zmianę kampanii, identyfikację linii, obsługę materiału poza specyfikacją, wewnętrzne przemielenia oraz sposób przypisania produktu do partii.
Jeżeli firma deklaruje określony udział materiału z recyklingu, dane z receptury, rzeczywistego zużycia i produkcji powinny być wzajemnie spójne. Rozbieżność wymaga wyjaśnienia.
7. Bilans materiałowy musi być możliwy do odtworzenia
Volume Reconciliation nie jest tabelą przygotowywaną tylko na dzień audytu. Audytor sprawdza, czy dane wejściowe, produkcja, stany magazynowe, odpady, straty i sprzedaż dają wiarygodny obraz przepływu materiału.
Błędy jednostek, nieuwzględnione straty, niespójne okresy lub różne wartości w księgowości i produkcji mogą uruchomić dodatkowe pytania i Plausibility Check.
8. Kontrola jakości powinna mieć dowody, a nie tylko deklarację
W zależności od procesu sprawdzane mogą być specyfikacje, częstotliwość badań, wyniki, kryteria akceptacji, sposób postępowania z partiami niezgodnymi i reklamacje.
Audytor może poprosić o konkretny wynik dla konkretnej partii. Jeżeli procedura przewiduje pomiar, ale firma nie ma zapisów, samo stwierdzenie „robimy to zawsze” nie zastępuje dowodu.
9. Zezwolenia i wymagania prawne wpływają na kwalifikowalność procesu
Dla procesów recyklingu znaczenie mogą mieć zezwolenia na gospodarowanie odpadami, pozwolenia środowiskowe lub inne dokumenty wymagane dla działalności. Audytor sprawdza ich aktualność oraz zgodność z działalnością objętą certyfikacją.
Certyfikacja RecyClass nie zastępuje wymagań prawnych. Brak wymaganych uprawnień może wpływać na możliwość prowadzenia certyfikowanego procesu.
10. Wywiady z pracownikami są ważnym źródłem dowodów
Audytor nie musi opierać się wyłącznie na osobie z działu jakości. Może rozmawiać z magazynierem, operatorem linii, zakupami, sprzedażą, kierownikiem produkcji lub osobą odpowiedzialną za środowisko.
Pozwala to sprawdzić, czy system jest rzeczywiście wdrożony, czy tylko znany jednej osobie przygotowującej dokumentację.
11. Audytor zbiera dowody, ale nie projektuje klientowi rozwiązania
Rolą audytora jest ocena zgodności i opisanie ustaleń. Może wyjaśnić wymaganie i wskazać brak dowodu, ale nie powinien projektować procedury, systemu lub rozwiązania, które następnie sam będzie oceniał.
Ta granica jest jednym z elementów bezstronności i wiarygodności certyfikacji strony trzeciej.
12. Wynik wizyty nie jest jeszcze decyzją certyfikacyjną
Po audycie może być potrzebne zamknięcie niezgodności, dokończenie raportu, przegląd techniczny oraz formalna decyzja certyfikacyjna. Dlatego nawet pozytywna rozmowa zamykająca nie powinna być przedstawiana jako wydanie certyfikatu na miejscu.
Rozdzielenie oceny, przeglądu i decyzji jest ważną częścią systemu certyfikacji.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy audytor może wybrać dowolną partię do sprawdzenia?
Tak. Dobór próby ma pozwolić ocenić działanie systemu. Audytor może poprosić o partię z innego miesiąca, dostawcę o wyższym ryzyku albo produkt, którego identyfikowalność wymaga przejścia przez kilka etapów.
Czy brak ERP oznacza niezgodność?
Nie. RecyClass nie wymaga automatycznie konkretnego systemu informatycznego. Firma musi jednak zapewnić skuteczną identyfikowalność i wiarygodne zapisy.
Czy audytor sprawdza fizycznie magazyn i produkcję?
W audycie on-site obserwacja procesu, magazynu i przepływu materiału jest istotnym źródłem dowodów.
Czy audytor może powiedzieć przed końcem procesu, że certyfikat zostanie wydany?
Nie należy utożsamiać opinii po audycie z formalną decyzją certyfikacyjną. Po ocenie występują kolejne etapy procesu.
Czy każda drobna rozbieżność oznacza niezgodność?
Nie automatycznie. Audytor ocenia znaczenie ustalenia względem konkretnego wymagania, dostępnych dowodów i zasad właściwego programu.