Dokumente bilden den Ausgangspunkt. Der Auditor prüft außerdem, ob das beschriebene System tatsächlich funktioniert. Dazu vergleicht er Verfahren mit Lieferungen, Lagerung, Produktion, Qualitätsaufzeichnungen, Materialbilanz und der Rückverfolgbarkeit ausgewählter Chargen.
Prüft ein RecyClass-Auditor hauptsächlich Verfahren und Dokumente?
Nein. Die Dokumentation ist der Ausgangspunkt, doch der Auditor sollte auch prüfen, ob das beschriebene System im Betrieb tatsächlich funktioniert. Er vergleicht deshalb Verfahren mit Lieferungen, Lagerung, Produktion, Qualitätsaufzeichnungen, Materialbilanz, der Rückverfolgbarkeit bestimmter Chargen und dem tatsächlichen Zertifizierungsumfang.
1. Das Audit beginnt mit dem Zertifizierungsumfang
Die erste Frage lautet, was genau zertifiziert werden soll. Der Auditor prüft Standort, Prozessart, Eingangsmaterialien, Ausgangsprodukte, Modelle der Produktkette, Rückverfolgbarkeitsstufen und mögliche Zusatzmodule.
Ein zu weit gefasster oder nicht zum Betrieb passender Umfang verursacht früh Probleme. Das Zertifikat sollte keine Prozesse, Produkte oder Standorte enthalten, die nicht durch Nachweise gestützt werden können.
2. Die Dokumentation muss den tatsächlichen Prozess abbilden
Verfahren, Anweisungen, Prozessschemata und Formulare werden mit den Abläufen in der Produktion verglichen. Beschreibt ein Dokument die Trennung von Chargen, während das Material im Lager ohne Kennzeichnung vermischt wird, ist der tatsächliche Zustand entscheidend.
Es geht nicht um möglichst viele Dokumente. Bewertet wird, ob das dokumentierte System arbeitet und die Erfüllung des jeweiligen RecyClass-Programms nachweisen kann.
3. Herkunft des Eingangsmaterials und Lieferantenunterlagen
Je nach Programm kann der Auditor Materialstatus, Herkunft, Einstufung als PCR oder PreCR, Lieferantenzertifikate und deren Umfang, Lieferdokumente sowie die Übereinstimmung mit Lageraufzeichnungen prüfen.
Ein Lieferantenzertifikat allein reicht nicht, wenn unklar bleibt, ob das eingekaufte Material darunter fällt und das Zertifikat im betreffenden Zeitraum gültig war.
4. Rückverfolgbarkeit wird an konkreten Chargen geprüft
Typischerweise wird eine ausgewählte Charge vom Eingang über Lager und Produktion bis zum Ausgang oder in umgekehrter Richtung verfolgt. Chargennummern, Daten, Mengen und Dokumente sollten eine schlüssige Folge bilden.
Ein ERP-System erleichtert die Arbeit, ist allein aber kein Konformitätsnachweis. Die Daten müssen zum tatsächlichen Materialfluss passen und dürfen keine unerklärten Lücken aufweisen.
5. Das Lager gehört zum Audit
Geprüft werden können Materialkennzeichnung, Chargenstatus, Trennung zertifizierter und nicht zertifizierter Materialien, Lagerung von Mahlgut und Schutz vor unbeabsichtigter Vermischung.
Ein separates Lager ist nicht immer erforderlich. Notwendig ist ein System, das Status, Menge und Verwendungszweck eindeutig erkennen lässt und dessen Regeln nachweislich angewendet werden.
6. Die Produktion zeigt, ob Rezeptur und Aufzeichnung zur Praxis passen
In der Produktion kann der Auditor Dosierung, Kampagnenwechsel, Linienkennzeichnung, den Umgang mit Material außerhalb der Spezifikation, internes Vermahlen und die Zuordnung von Produkten zu Chargen beobachten.
Bei einem angegebenen Rezyklatanteil sollten Rezeptur, tatsächlicher Verbrauch und Produktionsdaten übereinstimmen. Unterschiede sind zu erklären.
7. Die Materialbilanz muss rekonstruierbar sein
Volume Reconciliation ist mehr als eine Tabelle für den Audittag. Eingang, Produktion, Lagerbestände, Abfälle, Verluste und Verkäufe müssen den Materialfluss glaubwürdig darstellen.
Einheitenfehler, nicht erfasste Verluste, unterschiedliche Zeiträume oder Abweichungen zwischen Buchhaltung und Produktion können weitere Fragen und eine Plausibilitätsprüfung auslösen.
8. Qualitätskontrolle braucht Nachweise
Je nach Prozess können Spezifikationen, Prüfhäufigkeit, Ergebnisse, Annahmekriterien, der Umgang mit nichtkonformen Chargen und Reklamationen geprüft werden.
Der Auditor kann ein konkretes Ergebnis für eine konkrete Charge verlangen. Sieht das Verfahren eine Messung vor, fehlen aber Aufzeichnungen, ersetzt „Das machen wir immer“ keinen Nachweis.
9. Genehmigungen und rechtliche Anforderungen beeinflussen die Zulässigkeit
Bei Recyclingprozessen können abfallrechtliche Genehmigungen, Umweltgenehmigungen oder andere Betriebsdokumente erforderlich sein. Der Auditor prüft Gültigkeit und Übereinstimmung mit den Tätigkeiten im Zertifizierungsumfang.
RecyClass-Zertifizierung ersetzt keine gesetzlichen Anforderungen. Fehlende erforderliche Genehmigungen können die Zulässigkeit des zu zertifizierenden Prozesses beeinflussen.
10. Gespräche mit Beschäftigten liefern wichtige Nachweise
Der Auditor muss sich nicht allein auf die Qualitätsverantwortlichen stützen. Er kann mit Lagerpersonal, Anlagenbedienern, Einkauf, Vertrieb, Produktionsleitung oder Umweltverantwortlichen sprechen.
Das zeigt, ob das System tatsächlich umgesetzt ist oder nur von der Person verstanden wird, die die Unterlagen vorbereitet hat.
11. Der Auditor sammelt Nachweise, gestaltet aber keine Kundenlösung
Seine Aufgabe ist die Konformitätsbewertung und die Beschreibung von Feststellungen. Er darf Anforderungen erläutern und fehlende Nachweise benennen, sollte aber kein Verfahren oder System entwickeln, das er anschließend selbst bewertet.
Diese Grenze unterstützt die Unparteilichkeit und Glaubwürdigkeit einer Zertifizierung durch eine unabhängige dritte Stelle.
12. Das Besuchsergebnis ist noch keine Zertifizierungsentscheidung
Nach dem Audit können die Schließung von Nichtkonformitäten, die Berichtsfertigstellung, die fachliche Prüfung und eine formale Entscheidung erforderlich sein. Auch ein positives Abschlussgespräch bedeutet deshalb kein sofort ausgestelltes Zertifikat.
Die Trennung von Bewertung, Prüfung und Entscheidung ist ein wichtiger Teil des Zertifizierungssystems.
FAQ
Darf der Auditor eine Charge zur Prüfung auswählen?
Ja. Die Stichprobe soll die Funktionsfähigkeit des Systems zeigen. Der Auditor kann eine Charge aus einem anderen Monat, einen Lieferanten mit höherem Risiko oder ein Produkt mit mehreren Rückverfolgbarkeitsstufen auswählen.
Ist ein fehlendes ERP eine Nichtkonformität?
Nein. RecyClass verlangt nicht automatisch eine bestimmte Software. Das Unternehmen muss jedoch wirksame Rückverfolgbarkeit und verlässliche Aufzeichnungen sicherstellen.
Werden Lager und Produktion vor Ort besichtigt?
Bei einem Vor-Ort-Audit ist die Beobachtung von Prozess, Lager und Materialfluss eine wichtige Nachweisquelle.
Darf der Auditor das Zertifikat vor Verfahrensabschluss zusagen?
Die Einschätzung nach dem Audit darf nicht mit der formalen Entscheidung gleichgesetzt werden. Nach der Bewertung folgen weitere Verfahrensschritte.
Ist jede kleine Abweichung eine Nichtkonformität?
Nicht automatisch. Der Auditor bewertet ihre Bedeutung anhand der konkreten Anforderung, der Nachweise und der Regeln des jeweiligen Programms.