Ponieważ certyfikacja strony trzeciej ma być niezależną oceną. Jeżeli ta sama osoba projektuje rozwiązanie, wybiera sposób spełnienia wymagania, a następnie ocenia własną pracę, powstaje zagrożenie dla bezstronności. Audytor może wyjaśnić wymaganie i proces certyfikacji, ale granicą jest przejęcie roli doradcy projektującego system klienta.
Dlaczego audytor nie powinien napisać klientowi procedury, a potem jej oceniać?
Ponieważ certyfikacja strony trzeciej ma być niezależną oceną. Jeżeli ta sama osoba projektuje rozwiązanie, wybiera sposób spełnienia wymagania, a następnie ocenia własną pracę, powstaje zagrożenie dla bezstronności. Audytor może wyjaśnić wymaganie i proces certyfikacji, ale granicą jest przejęcie roli doradcy projektującego system klienta.
1. Audytor i konsultant mają inne cele
Konsultant pomaga organizacji zaprojektować lub ulepszyć rozwiązanie. Może proponować konkretną procedurę, system ewidencji, sposób obliczeń lub strukturę odpowiedzialności.
Audytor ma ocenić, czy rozwiązanie stworzone przez organizację spełnia wymagania programu. To inna rola i inny rodzaj odpowiedzialności.
2. Bezstronność nie oznacza braku komunikacji
Audytor może wyjaśnić treść wymagania, poprosić o dowód, opisać niezgodność, wskazać brak lub wyjaśnić przebieg procesu certyfikacji.
Nie powinien natomiast przechodzić do instrukcji: „zróbcie dokładnie tak, użyjcie tego formularza i wpiszcie te pola, a wtedy zamknę niezgodność”.
3. Konflikt interesów może powstać jeszcze przed audytem
Jeżeli audytor wcześniej odpłatnie projektował system traceability, bilans, procedury lub dokumentację klienta, późniejsza niezależna ocena tego samego systemu może być problematyczna.
Jednostka certyfikująca powinna identyfikować takie relacje i stosować mechanizmy zarządzania ryzykiem bezstronności.
4. Płatność za audit nie oznacza kupowania pozytywnego wyniku
Klient płaci za profesjonalny proces oceny i certyfikacji, nie za gwarancję otrzymania certyfikatu.
Cena, wielkość klienta, długość współpracy ani presja handlowa nie powinny wpływać na ocenę dowodów i decyzję.
5. Wyjaśnienie wymagania jest dozwolone, projektowanie rozwiązania to inny poziom
Przykład wyjaśnienia: „wymaganie oczekuje identyfikowalności partii od wejścia do wyjścia”. Przykład konsultingu: „ustawcie w ERP pole X, dodajcie etykietę w tym formacie i wprowadźcie tę procedurę”.
Pierwsze opisuje wymagany rezultat. Drugie wybiera za klienta konkretny sposób wdrożenia.
6. Szkolenie ogólne różni się od doradztwa dla konkretnego klienta
Ogólne szkolenie o wymaganiach programu, typowych błędach czy strukturze audytu może być możliwe, jeżeli nie przechodzi w projektowanie rozwiązania dla konkretnej organizacji.
Im bardziej materiał odnosi się do konkretnych dokumentów i decyzji wdrożeniowych klienta, tym większe ryzyko wejścia w rolę konsultanta.
7. Niezgodność nie daje auditorowi prawa do stworzenia corrective action za klienta
Audytor może wskazać, dlaczego przesłana odpowiedź nie rozwiązuje problemu. Nie powinien jednak pisać za firmę analizy root cause i działania korygującego.
Organizacja musi zachować odpowiedzialność za własny system i sposób spełnienia wymagania.
8. Technical Review i Certification Decision również potrzebują niezależności
Bezstronność nie kończy się na osobie prowadzącej audyt. Reviewer i osoba podejmująca decyzję również muszą działać bez konfliktu interesów i zgodnie z przypisanymi rolami.
To dlatego certyfikacja jest systemem, a nie pojedynczą opinią jednego specjalisty.
9. Praktyczna korzyść dla klienta jest większa niż może się wydawać
Niezależny audyt bywa bardziej wymagający, ale jego wartość rynkowa jest większa. Odbiorca certyfikatu może mieć większe zaufanie, że wynik nie został „zaprojektowany” przez tę samą osobę, która go zatwierdziła.
Bezstronność chroni więc nie tylko jednostkę, lecz również wiarygodność certyfikowanej firmy.
10. Co firma może zrobić przed audytem bez konsultingu od audytora
Może korzystać z publicznej dokumentacji RecyClass, własnych specjalistów, niezależnych konsultantów nieuczestniczących później w ocenie, szkoleń ogólnych i wewnętrznych przeglądów.
Najważniejsze jest zachowanie rozdzielenia między osobą pomagającą zaprojektować system a osobą, która ma go niezależnie ocenić.
11. Jak zadawać auditorowi pytania, aby nie wymuszać konsultingu
Zamiast pytać „jak mamy to zrobić?”, lepiej pytać „które wymaganie ma zastosowanie?”, „jakiego rodzaju dowodu oczekuje program?” albo „czy ten dokument odnosi się do właściwego punktu?”.
Pozwala to otrzymać wyjaśnienie procesu bez przenoszenia odpowiedzialności za projekt rozwiązania na auditora.
12. Bezstronność jest elementem ISO/IEC 17065 i RecyClass
RecyClass wymaga od Certification Bodies mechanizmów zapewniających bezstronność organizacji i auditorów. ISO/IEC 17065 również traktuje bezstronność jako podstawowy element wiarygodności certyfikacji.
Dlatego granica między auditingiem a consultingiem nie jest kwestią stylu pracy, lecz częścią konstrukcji całego systemu oceny zgodności.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy audytor może odpowiedzieć na pytanie, jak rozumieć wymaganie?
Tak. Może wyjaśnić treść i kontekst wymagania. Nie powinien jednak projektować za klienta konkretnego rozwiązania do późniejszej własnej oceny.
Czy jednostka certyfikująca może prowadzić szkolenia?
Może to być możliwe przy zachowaniu zasad bezstronności. Zakres szkolenia nie powinien przekształcać się w indywidualne projektowanie systemu klienta, który następnie będzie certyfikowany przez tę samą strukturę bez odpowiednich zabezpieczeń.
Czy konsultant może później zostać audytorem tej samej firmy?
Taka sytuacja wymaga oceny konfliktu interesów i zasad jednostki. Bezpiecznym rozwiązaniem jest rozdzielenie doradztwa od niezależnej oceny.
Czy auditor może podać przykład?
Przykład ogólny ilustrujący wymaganie może być pomocny. Problem pojawia się, gdy przykład staje się konkretną instrukcją wdrożenia dla ocenianego klienta.
Dlaczego klient powinien chcieć takiego rozdzielenia?
Bo niezależny certyfikat ma większą wiarygodność wobec odbiorców, klientów i innych stron zainteresowanych.
Przydatne dokumenty
Politykę jakości i bezstronności Almaland znajdziesz w sekcji Dokumenty.