Eine Zertifizierung durch eine unabhängige dritte Stelle muss eine unparteiliche Bewertung ermöglichen. Entwickelt dieselbe Person eine Lösung und bewertet sie anschließend selbst, entsteht ein Risiko für die Unparteilichkeit. Erläuterungen sind möglich, die Systemgestaltung für den Kunden gehört jedoch nicht zur Auditrolle.
Warum sollte ein Auditor keine Verfahrensanweisung für den Kunden schreiben und sie anschließend bewerten?
Eine Zertifizierung durch eine unabhängige dritte Stelle muss eine unparteiliche Bewertung ermöglichen. Wenn dieselbe Person eine Lösung entwickelt, den Weg zur Erfüllung einer Anforderung auswählt und anschließend ihre eigene Arbeit bewertet, entsteht ein Risiko für die Unparteilichkeit. Der Auditor darf Anforderungen und den Zertifizierungsablauf erläutern. Die Grenze liegt dort, wo er die Rolle eines Beraters übernimmt und das System des Kunden gestaltet.
1. Auditoren und Berater verfolgen unterschiedliche Aufgaben
Ein Berater unterstützt ein Unternehmen dabei, eine Lösung zu entwickeln oder zu verbessern. Er kann eine konkrete Verfahrensanweisung, ein Aufzeichnungssystem, eine Berechnungsmethode oder eine Aufgabenverteilung vorschlagen.
Der Auditor bewertet, ob die vom Unternehmen entwickelte Lösung die Anforderungen des Programms erfüllt. Das ist eine andere Rolle mit einer anderen Verantwortung.
2. Unparteilichkeit schließt Kommunikation nicht aus
Ein Auditor darf eine Anforderung erläutern, Nachweise anfordern, eine Nichtkonformität beschreiben, fehlende Informationen benennen und den Zertifizierungsablauf erklären.
Er sollte jedoch nicht zu Anweisungen übergehen wie: „Machen Sie es genau so, verwenden Sie dieses Formular und füllen Sie diese Felder aus, dann schließe ich die Nichtkonformität.“
3. Ein Interessenkonflikt kann bereits vor dem Audit entstehen
Hat ein Auditor zuvor gegen Bezahlung das Rückverfolgbarkeitssystem, die Mengenbilanz, Verfahren oder Unterlagen des Kunden entwickelt, kann die spätere unabhängige Bewertung desselben Systems problematisch sein.
Die Zertifizierungsstelle sollte solche Beziehungen erkennen und geeignete Maßnahmen zum Umgang mit Risiken für die Unparteilichkeit anwenden.
4. Die Bezahlung des Audits kauft kein positives Ergebnis
Der Kunde bezahlt einen professionellen Bewertungs- und Zertifizierungsprozess, keine Garantie auf ein Zertifikat.
Preis, Unternehmensgröße, Dauer der Zusammenarbeit und wirtschaftlicher Druck dürfen die Bewertung der Nachweise und die Entscheidung nicht beeinflussen.
5. Eine Anforderung erläutern und eine Lösung entwickeln sind unterschiedliche Tätigkeiten
Eine Erläuterung wäre: „Die Anforderung verlangt die Rückverfolgbarkeit der Charge vom Eingang bis zum Ausgang.“ Beratung wäre: „Legen Sie Feld X im ERP an, verwenden Sie dieses Etikettenformat und führen Sie dieses Verfahren ein.“
Die erste Aussage beschreibt das geforderte Ergebnis. Die zweite wählt für den Kunden einen konkreten Umsetzungsweg aus.
6. Allgemeine Schulung unterscheidet sich von kundenspezifischer Beratung
Allgemeine Schulungen zu Programmanforderungen, typischen Fehlern oder zum Auditablauf können möglich sein, sofern sie nicht in die Entwicklung einer Lösung für ein bestimmtes Unternehmen übergehen.
Je stärker sich das Material auf konkrete Kundendokumente und Umsetzungsentscheidungen bezieht, desto größer ist das Risiko, eine Beratungsrolle zu übernehmen.
7. Eine Nichtkonformität berechtigt den Auditor nicht, die Korrekturmaßnahme zu schreiben
Der Auditor darf erklären, warum eine eingereichte Antwort das Problem nicht löst. Er sollte jedoch weder die Ursachenanalyse noch die Korrekturmaßnahme für das Unternehmen formulieren.
Die Organisation muss für ihr System und die Art der Anforderungserfüllung verantwortlich bleiben.
8. Fachliche Prüfung und Zertifizierungsentscheidung brauchen ebenfalls Unabhängigkeit
Unparteilichkeit betrifft nicht nur die auditierende Person. Auch die fachlich prüfende und die entscheidende Person müssen ohne Interessenkonflikte und entsprechend ihren zugewiesenen Rollen handeln.
Deshalb ist Zertifizierung ein System und nicht nur die Meinung einer einzelnen Fachperson.
9. Der praktische Nutzen für den Kunden ist erheblich
Ein unabhängiges Audit kann anspruchsvoller sein, besitzt aber eine höhere Glaubwürdigkeit am Markt. Nutzer des Zertifikats können eher darauf vertrauen, dass die Person, die das Ergebnis bestätigt, es nicht zuvor selbst entworfen hat.
Unparteilichkeit schützt damit sowohl die Zertifizierungsstelle als auch die Glaubwürdigkeit des zertifizierten Unternehmens.
10. Vorbereitung ohne Beratung durch den eigenen Auditor
Das Unternehmen kann öffentliche RecyClass-Dokumente, eigene Fachkräfte, unabhängige Berater ohne spätere Beteiligung an der Bewertung, allgemeine Schulungen und interne Überprüfungen nutzen.
Entscheidend ist die Trennung zwischen der Unterstützung bei der Systemgestaltung und der späteren unabhängigen Bewertung.
11. Fragen stellen, ohne Beratung einzufordern
Statt „Wie sollen wir das machen?“ sind Fragen hilfreicher wie: „Welche Anforderung gilt?“, „Welche Art von Nachweis verlangt das Programm?“ oder „Bezieht sich dieses Dokument auf den richtigen Abschnitt?“
So lässt sich der Ablauf klären, ohne die Verantwortung für die Lösung auf den Auditor zu übertragen.
12. Unparteilichkeit gehört zu ISO/IEC 17065 und RecyClass
RecyClass verlangt von Zertifizierungsstellen Mechanismen zur Sicherstellung der Unparteilichkeit der Organisation und ihrer Auditoren. Auch ISO/IEC 17065 behandelt Unparteilichkeit als Grundlage glaubwürdiger Zertifizierung.
Die Grenze zwischen Audit und Beratung ist deshalb Teil des Konformitätsbewertungssystems und nicht nur eine Frage des persönlichen Arbeitsstils.
FAQ
Darf der Auditor erklären, wie eine Anforderung zu verstehen ist?
Ja. Er darf Inhalt und Zusammenhang erläutern. Eine konkrete Lösung für den Kunden zu entwickeln, die er später selbst bewertet, gehört jedoch nicht dazu.
Darf eine Zertifizierungsstelle Schulungen anbieten?
Das kann unter Wahrung der Unparteilichkeit möglich sein. Die Schulung darf nicht zur individuellen Systemgestaltung für einen Kunden werden, der anschließend ohne geeignete Schutzmaßnahmen durch dieselbe Organisation zertifiziert wird.
Darf ein Berater später dasselbe Unternehmen auditieren?
Hierfür müssen Interessenkonflikte und die Regeln der Zertifizierungsstelle bewertet werden. Die Trennung von Beratung und unabhängiger Bewertung ist ein geeigneter Ansatz.
Darf der Auditor ein Beispiel nennen?
Ein allgemeines Beispiel kann eine Anforderung verständlicher machen. Problematisch wird es, wenn daraus eine konkrete Umsetzungsanweisung für den bewerteten Kunden entsteht.
Warum sollte der Kunde diese Trennung wünschen?
Weil ein unabhängiges Zertifikat gegenüber Abnehmern, Kunden und anderen interessierten Parteien glaubwürdiger ist.
Nützliche Dokumente
Die Qualitäts- und Unparteilichkeitspolitik von Almaland finden Sie unter Dokumente.